№ 130, ноябрь 2024
Разъяснение по вопросу ознакомления работников с локальными нормативными актами через электронный документооборот
Вопрос: Допускается ли ознакомление работников с локальными нормативными актами работодателя путем рассылки электронных копий этих актов через систему электронного документооборота (с фиксированием в ней сведений о времени ознакомления) с дальнейшим получением подписи работника об ознакомлении на бумажном носителе?
Ответ прокомментировал руководитель Государственной инспекции труда в Кировской области А.А. Бердинских.
Комментарий:
Согласно ч. 2 ст. 22 Трудового кодекса РФ работодатель обязан обеспечить ознакомление всех работников организации под подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работников.
ТК РФ установлены особенности ознакомления с локальными актами для определенных категорий работников, например дистанционных.
В частности, согласно ч. 5 ст. 312.2 ТК РФ ознакомление лица, поступающего на дистанционную работу, с документами, предусмотренными ч. 3 ст. 68 ТК РФ, может осуществляться путем обмена электронными документами.
В соответствии с ч. 5 ст. 312.3 ТК РФ с непосредственно связанными с трудовой деятельностью дистанционного работника локальными нормативными актами, приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами, в отношении которых трудовым законодательством Российской Федерации предусмотрены их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника в письменной форме, в том числе под подпись, дистанционный работник должен быть ознакомлен в письменной форме, в том числе под подпись, либо путем обмена электронными документами между работодателем и дистанционным работником, либо в иной форме, предусмотренной коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.
Согласно ч. 1 ст. 22.1 ТК РФ под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений (далее - электронный документооборот) понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (далее - электронные документы), за исключением случаев, предусмотренных настоящей статьей и ст. ст. 22.2 и 22.3 ТК РФ.
Положения ст. ст. 22.1, 22.2 и 22.3 ТК РФ применяются к документам, в отношении которых трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, предусмотрены их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника или лица, поступающего на работу, в письменной форме, в том числе под подпись, за исключением документов, указанных в ч. 3 настоящей статьи (ч. 2 ст. 22.1 ТК РФ).
Электронный документооборот может осуществляться работодателем посредством следующих информационных систем (ч. 4 ст. 22.1 ТК РФ):
- Единой цифровой платформы в сфере занятости и трудовых отношений "Работа в России" (далее - цифровая платформа "Работа в России") в порядке, определяемом в соответствии с законодательством о занятости населения в Российской Федерации;
- информационной системы работодателя, позволяющей обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями ТК РФ, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений.
Создание, подписание и представление работодателю электронных документов, а также получение от работодателя электронных документов и ознакомление с ними (далее - взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота) осуществляются работником или лицом, поступающим на работу, путем использования (ч. 6 ст. 22.1 ТК РФ):
- цифровой платформы "Работа в России" при условии применения работодателем цифровой платформы "Работа в России" в целях осуществления электронного документооборота;
- информационной системы работодателя в случае ее применения работодателем в целях осуществления электронного документооборота.
Согласно ч. 1 - 4 ст. 22.2 ТК РФ работодатель вправе принять решение о введении электронного документооборота.
Электронный документооборот вводится работодателем на основании локального нормативного акта, который принимается им с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.
Порядок осуществления электронного документооборота утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.
Работодатель уведомляет каждого работника в срок, установленный локальным нормативным актом, предусмотренным ч. 2 настоящей статьи, о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота и праве работника дать согласие на указанное взаимодействие.
Ознакомление лица, поступающего на работу, с документами, предусмотренными ч. 3 ст. 68 ТК РФ, может осуществляться в электронной форме (ч. 11 ст. 22.2 ТК РФ).
Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота предполагает использование электронных подписей различного вида (ст. 22.3 ТК РФ).
В связи с тем, что из вопроса следует, что работник будет ознакомлен с локальными нормативными актами работодателя путем рассылки копий этих актов с дальнейшим получением подписи работника об ознакомлении на бумажном носителе, в данном случае нельзя говорить о введении и применении электронного документооборота в сфере трудовых отношений по смыслу ст. ст. 22.1 - 22.3 ТК РФ, так как электронный документооборот не предусматривает дублирования документов на бумажном носителе, за исключением случаев, предусмотренных ст. ст. 22.1, 22.2 и 22.3 ТК РФ.
По нашему мнению, применительно к данной ситуации трудовое законодательство не запрещает предусмотреть в локальном нормативном акте любую форму ознакомления с локальными нормативными актами.
ТК РФ устанавливает лишь требование к порядку фиксации факта ознакомления работников с локальными нормативными актами. Обязанность работодателя знакомить работника именно с оригиналом локального нормативного акта в бумажной форме не установлена.
Таким образом, работодатель вправе ознакомить работника с содержанием локальных нормативных актов любым удобным способом.
Работодатель может установить процедуру ознакомления работников с локальными нормативными актами через систему электронного документооборота с дальнейшим получением подписи работника об ознакомлении на бумажном носителе. Подобный порядок следует закрепить в локальном нормативном акте и (или) в трудовом договоре.
Правомерность таких действий работодателя подтверждается в том числе судебной практикой (например, Апелляционное определение Московского городского суда от 02.02.2018 по делу N 33-633/2018).
ТК РФ установлены особенности ознакомления с локальными актами для определенных категорий работников, например дистанционных.
В частности, согласно ч. 5 ст. 312.2 ТК РФ ознакомление лица, поступающего на дистанционную работу, с документами, предусмотренными ч. 3 ст. 68 ТК РФ, может осуществляться путем обмена электронными документами.
В соответствии с ч. 5 ст. 312.3 ТК РФ с непосредственно связанными с трудовой деятельностью дистанционного работника локальными нормативными актами, приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами, в отношении которых трудовым законодательством Российской Федерации предусмотрены их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника в письменной форме, в том числе под подпись, дистанционный работник должен быть ознакомлен в письменной форме, в том числе под подпись, либо путем обмена электронными документами между работодателем и дистанционным работником, либо в иной форме, предусмотренной коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.
Согласно ч. 1 ст. 22.1 ТК РФ под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений (далее - электронный документооборот) понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (далее - электронные документы), за исключением случаев, предусмотренных настоящей статьей и ст. ст. 22.2 и 22.3 ТК РФ.
Положения ст. ст. 22.1, 22.2 и 22.3 ТК РФ применяются к документам, в отношении которых трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, предусмотрены их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника или лица, поступающего на работу, в письменной форме, в том числе под подпись, за исключением документов, указанных в ч. 3 настоящей статьи (ч. 2 ст. 22.1 ТК РФ).
Электронный документооборот может осуществляться работодателем посредством следующих информационных систем (ч. 4 ст. 22.1 ТК РФ):
- Единой цифровой платформы в сфере занятости и трудовых отношений "Работа в России" (далее - цифровая платформа "Работа в России") в порядке, определяемом в соответствии с законодательством о занятости населения в Российской Федерации;
- информационной системы работодателя, позволяющей обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями ТК РФ, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений.
Создание, подписание и представление работодателю электронных документов, а также получение от работодателя электронных документов и ознакомление с ними (далее - взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота) осуществляются работником или лицом, поступающим на работу, путем использования (ч. 6 ст. 22.1 ТК РФ):
- цифровой платформы "Работа в России" при условии применения работодателем цифровой платформы "Работа в России" в целях осуществления электронного документооборота;
- информационной системы работодателя в случае ее применения работодателем в целях осуществления электронного документооборота.
Согласно ч. 1 - 4 ст. 22.2 ТК РФ работодатель вправе принять решение о введении электронного документооборота.
Электронный документооборот вводится работодателем на основании локального нормативного акта, который принимается им с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.
Порядок осуществления электронного документооборота утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.
Работодатель уведомляет каждого работника в срок, установленный локальным нормативным актом, предусмотренным ч. 2 настоящей статьи, о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота и праве работника дать согласие на указанное взаимодействие.
Ознакомление лица, поступающего на работу, с документами, предусмотренными ч. 3 ст. 68 ТК РФ, может осуществляться в электронной форме (ч. 11 ст. 22.2 ТК РФ).
Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота предполагает использование электронных подписей различного вида (ст. 22.3 ТК РФ).
В связи с тем, что из вопроса следует, что работник будет ознакомлен с локальными нормативными актами работодателя путем рассылки копий этих актов с дальнейшим получением подписи работника об ознакомлении на бумажном носителе, в данном случае нельзя говорить о введении и применении электронного документооборота в сфере трудовых отношений по смыслу ст. ст. 22.1 - 22.3 ТК РФ, так как электронный документооборот не предусматривает дублирования документов на бумажном носителе, за исключением случаев, предусмотренных ст. ст. 22.1, 22.2 и 22.3 ТК РФ.
По нашему мнению, применительно к данной ситуации трудовое законодательство не запрещает предусмотреть в локальном нормативном акте любую форму ознакомления с локальными нормативными актами.
ТК РФ устанавливает лишь требование к порядку фиксации факта ознакомления работников с локальными нормативными актами. Обязанность работодателя знакомить работника именно с оригиналом локального нормативного акта в бумажной форме не установлена.
Таким образом, работодатель вправе ознакомить работника с содержанием локальных нормативных актов любым удобным способом.
Работодатель может установить процедуру ознакомления работников с локальными нормативными актами через систему электронного документооборота с дальнейшим получением подписи работника об ознакомлении на бумажном носителе. Подобный порядок следует закрепить в локальном нормативном акте и (или) в трудовом договоре.
Правомерность таких действий работодателя подтверждается в том числе судебной практикой (например, Апелляционное определение Московского городского суда от 02.02.2018 по делу N 33-633/2018).
А.А. Бердинских
ноябрь 2024 года