Разъяснение по вопросу требования к архивному хранению документов по личному составу

К документам по личному составу относятся архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон N 125-ФЗ)).
К документам по личному составу относятся (п. 1.1 Методических рекомендаций по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций):
1) документы о трудовой деятельности работников, в том числе на работах с вредными и/или опасными условиями труда;
2) документы по учету кадров;
3) документы по расчетам заработной платы и других выплат;
4) документы по охране труда.
Документы о трудовой деятельности работников, в том числе на работах с вредными и/или опасными условиями труда, включают в себя документы о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, увольнении, отпусках, аттестации работников, присвоении классных чинов, разрядов, званий и другое, поощрении и награждении, дисциплинарных взысканиях, направлении в командировку работников. К ним относятся: организационно-распорядительные документы по личному составу (приказы, распоряжения, трудовые договоры (служебные контракты)).
К документам по учету кадров относятся личные карточки работников (форма Т-2, Т-2ГС(МС), Т-4), трудовые книжки, личные дела, журналы учета, невостребованные подлинные личные документы.
К документам по личному составу относятся также:

• документы по расчетам заработной платы и другим выплатам: табели учета рабочего времени, лицевые счета, платежные (расчетно-платежные) ведомости, акты выполненных работ и др.;
• документы по охране труда, в том числе подтверждающие право на льготы: списки работающих на производстве с вредными и/или опасными условиями труда, табели, наряды-допуски, путевые листы, акты, заключения о расследовании несчастных случаев (аварий) на производстве и др.

Распорядительным документом организации должен быть установлен круг лиц, имеющих доступ к документам по личному составу (ч. 1 ст. 25 Закона N 125-ФЗ, п. п. 1, 3 ст. 3, п. 6 ч. 2 ст. 19 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных").

Сроки архивного хранения документов
Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 г., хранятся 75 лет, законченные делопроизводством после 1 января 2003 г., - 50 лет. По истечении сроков хранения документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов, подлежат экспертизе ценности документов (ч. 1 - 3 ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ).
Указанные сроки хранения не распространяются на документы по личному составу, в отношении которых действующими перечнями архивных документов с указанием сроков их хранения установлен иной срок хранения (ч. 4 ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ).
Например, иной срок хранения - пять лет - установлен для следующих документов (Перечень, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (далее - Перечень)):

• документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников (ст. 405);
• отчеты работников о командировках (ст. 452).
  
  Перечнем установлены и другие сроки хранения документов, в частности:
• списки (ведомости) на выдачу средств индивидуальной защиты, смывающих и обезвреживающих средств, молока и другого питания - 1 год (ст. 428);
• графики предоставления отпусков - 3 года (ст. 453).

Коллективные договоры должны храниться постоянно. Срок хранения коллективных договоров в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, не может быть менее 10 лет (ст. 386 Перечня, сноска 1 к Перечню, п. 4.3 Инструкции, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).

 

А.А. Бердинских

ноябрь 2024 года