№ 202, декабрь 2024
Разъяснение по запросу копий документов у работника: право работодателя и обоснование необходимости
Вопрос: Вправе ли работодатель запросить у своего работника, устроившегося на работу в 2018 г., копии следующих документов: паспорта, диплома, СНИЛС и ИНН, если они уже были представлены при приеме на работу? Работодатель обосновывает свое требование необходимостью оформления личных дел работников и утерей части информации.
Ответ прокомментировал руководитель Государственной инспекции труда в Кировской области А.А. Бердинских.
Комментарий:
У работодателей коммерческих организаций обязанности вести личные дела на работников нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. В этом случае порядок ведения, хранения и оформления личных дел устанавливается локальным нормативным актом работодателя.
Лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю: паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности; документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа; документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки; справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям - при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с Трудовым кодексом РФ, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию; справку о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ - при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с федеральными законами не допускаются лица, подвергнутые административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, до окончания срока, в течение которого лицо считается подвергнутым административному наказанию (ч. 1 ст. 65 ТК РФ).
В отдельных случаях с учетом специфики работы ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов (документов, предъявляемых при приеме на работу по совместительству; документов, предъявляемых иностранным гражданином или лицом без гражданства при приеме на работу; при заключении трудового договора с лицами, привлекаемыми на работу в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности из других местностей) (ч. 2 ст. 65 ТК РФ).
Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации (ч. 3 ст. 65 ТК РФ).
Как установил ФАС Северо-Кавказского округа в Постановлении от 11.03.2014 N Ф08-480/14 по делу N А53-10287/2013, ТК РФ не устанавливает конкретный перечень сведений, относящихся к персональным данным работника. Также отсутствует и список данных, которые работодатель должен собрать и обработать в отношении отдельно взятого работника. ТК РФ закрепляет лишь общие принципы.
Данный перечень документов содержит персональные данные работника, таким образом, хранение копий документов подпадает под понятие "обработка персональных данных" (ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Закон N 152-ФЗ)).
Согласно ч. 5 ст. 5 Закона N 152-ФЗ обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям обработки.
В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать следующие общие требования: при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией РФ, ТК РФ и иными федеральными законами (ст. 86 ТК РФ).
Пятнадцатый арбитражный апелляционный суд в Постановлении от 14.03.2014 N 15АП-22502/13 установил, что для идентификации личности при приеме на работу достаточно фамилии, имени и отчества при условии предъявления лицом документа, удостоверяющего личность. Сбор информации о серии и номере паспорта, годе и месте рождения, о поле и т.д. является избыточным. И, конечно, копирование страниц паспорта также порождает дополнительные риски для общества.
Согласно ст. 6 Закона N 152-ФЗ обработка персональных данных может осуществляться только с согласия субъекта персональных данных (п. 1 ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ).
Таким образом, наличие у работодателя копий документов работника может свидетельствовать об избыточности информации о работниках.
Частью 1 ст. 13.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях предусмотрена административная ответственность в случае обработки персональных данных в случаях, не предусмотренных законодательством Российской Федерации в области персональных данных, либо обработки персональных данных, не совместимой с целями сбора персональных данных.
Согласно разъяснениям Роструда, работодатель вправе хранить копии документов работника при соблюдении двух условий: получения согласия работника на обработку персональных данных и при наличии конкретных заранее определенных законных целей для обработки персональных данных, в частности, установленных в ст. 86 ТК РФ целей обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества (Доклад с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за 2 квартал 2017 г., утв. Рострудом).
Возможность запроса работодателем у работника копий документов: паспорта, диплома, СНИЛС и ИНН, если они уже были ранее представлены при приеме на работу, трудовым законодательством не урегулирована. Одновременно необходимость наличия копий указанных документов, а именно СНИЛС, ИНН, паспорта, диплома об образовании, в личном деле работника представляется избыточной.
Лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю: паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности; документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа; документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки; справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям - при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с Трудовым кодексом РФ, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию; справку о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ - при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с федеральными законами не допускаются лица, подвергнутые административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, до окончания срока, в течение которого лицо считается подвергнутым административному наказанию (ч. 1 ст. 65 ТК РФ).
В отдельных случаях с учетом специфики работы ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов (документов, предъявляемых при приеме на работу по совместительству; документов, предъявляемых иностранным гражданином или лицом без гражданства при приеме на работу; при заключении трудового договора с лицами, привлекаемыми на работу в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности из других местностей) (ч. 2 ст. 65 ТК РФ).
Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации (ч. 3 ст. 65 ТК РФ).
Как установил ФАС Северо-Кавказского округа в Постановлении от 11.03.2014 N Ф08-480/14 по делу N А53-10287/2013, ТК РФ не устанавливает конкретный перечень сведений, относящихся к персональным данным работника. Также отсутствует и список данных, которые работодатель должен собрать и обработать в отношении отдельно взятого работника. ТК РФ закрепляет лишь общие принципы.
Данный перечень документов содержит персональные данные работника, таким образом, хранение копий документов подпадает под понятие "обработка персональных данных" (ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Закон N 152-ФЗ)).
Согласно ч. 5 ст. 5 Закона N 152-ФЗ обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям обработки.
В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать следующие общие требования: при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией РФ, ТК РФ и иными федеральными законами (ст. 86 ТК РФ).
Пятнадцатый арбитражный апелляционный суд в Постановлении от 14.03.2014 N 15АП-22502/13 установил, что для идентификации личности при приеме на работу достаточно фамилии, имени и отчества при условии предъявления лицом документа, удостоверяющего личность. Сбор информации о серии и номере паспорта, годе и месте рождения, о поле и т.д. является избыточным. И, конечно, копирование страниц паспорта также порождает дополнительные риски для общества.
Согласно ст. 6 Закона N 152-ФЗ обработка персональных данных может осуществляться только с согласия субъекта персональных данных (п. 1 ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ).
Таким образом, наличие у работодателя копий документов работника может свидетельствовать об избыточности информации о работниках.
Частью 1 ст. 13.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях предусмотрена административная ответственность в случае обработки персональных данных в случаях, не предусмотренных законодательством Российской Федерации в области персональных данных, либо обработки персональных данных, не совместимой с целями сбора персональных данных.
Согласно разъяснениям Роструда, работодатель вправе хранить копии документов работника при соблюдении двух условий: получения согласия работника на обработку персональных данных и при наличии конкретных заранее определенных законных целей для обработки персональных данных, в частности, установленных в ст. 86 ТК РФ целей обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества (Доклад с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за 2 квартал 2017 г., утв. Рострудом).
Возможность запроса работодателем у работника копий документов: паспорта, диплома, СНИЛС и ИНН, если они уже были ранее представлены при приеме на работу, трудовым законодательством не урегулирована. Одновременно необходимость наличия копий указанных документов, а именно СНИЛС, ИНН, паспорта, диплома об образовании, в личном деле работника представляется избыточной.
А.А. Бердинских
декабрь 2024 года