№ 67, октябрь 2024
Разъяснение по вопросу отражения смены фамилии в документах при трудоустройстве
Вопрос: При трудоустройстве работница, несколько лет до этого нигде не работавшая, предъявила диплом о высшем образовании на другую фамилию, объяснив это тем, что выходила замуж, меняла фамилию, затем развелась и вернула девичью фамилию (например, девичья фамилия работницы - Смирнова, в момент получения диплома она была замужем и носила фамилию Петрова). Вносить ли в бумажную трудовую книжку сведения о двух сменах фамилии, или достаточно отразить их в личной карточке?
Ответ прокомментировал руководитель Государственной инспекции труда в Кировской области А.А. Бердинских.
Комментарий:
Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утвержденный Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н "Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек" (далее - Порядок N 320н), вступил в силу 1 сентября 2021 г.
Согласно п. 7 Порядка N 320н изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о регистрации брака, о расторжении брака, о перемене имени и других документов и со ссылкой на их номер, дату и орган, выдавший документ.
При смене личных данных работником обязанность корректировки сведений по нему в документах возлагается на кадровую службу, однако четко прописанного порядка такой корректировки при этом в законодательстве нет.
В связи с чем считаем, что если фамилия в трудовой книжке соответствует фамилии в паспорте работника, то внесение сведений о двух сменах фамилии в трудовую книжку будет излишним.
Также стоит учитывать, что новый порядок N 320н и другие нормативные акты не обязывают работодателей вести личные карточки работников. При этом не установлен и запрет на ведение личных карточек работников. На это указывает и Минтруд России в своем письме от 24.12.2021 N 14-6/В-1487 «работодатели не обязаны вести личные карточки работников с 1 сентября 2021 г., но могут это делать для кадрового учета».
Если организация продолжает вести личные карточки работников, то сведения об изменении фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о регистрации брака, о расторжении брака, о перемене имени и других документов и со ссылкой на их номер, дату и орган, выдавший документ.
Поскольку данный вопрос не урегулирован трудовым законодательством, по нашему мнению, организации, которая продолжает вести личные карточки работников, целесообразно сведения о двух сменах фамилии внести в личную карточку работника на основании подтверждающих документов.
А.А. Бердинских
Октябрь 2024 года